Ich stelle immer wieder fest das MS Produkte wie Sharepoint oder Teams sich hopplahopp in Untenehmen verbreiten, oft aus der IT Abteilung mehr oder weniger geführt oder  gestreut und ohne Konzept zu Leben beginnen.

Daraus entsteht ein organisatorisches Wirrwarr, Frust weil nichts zusammenpasst und Sicherheitslücken durch die Freigaben an Gäste, die nicht nachgehalten werden und letztlich eine teure und schmerzliche Reorganisation.

Ich kann Ihnen helfen, das Thema systematisch anzugehen und schrittweise einzuführen – gepaart mit für Sie geeigneten Schulungsmassnahmen und in dem Umfang wie es zu Ihrem Business passt.

Die Kollegen von Büro Kaizen befassen sich damit intensiv und publizieren sehr gut. Ich sende Ihnen hier einen Link über ein kostenloses Hörbuch von Kaizen und helfe Ihnen bei der Planung eine gesteuerten Einführung Dessen, was Sie wirklich weiter bringt. Sehen Sie sich auch in Youtube die Videos über M365 Produkte von Büro Kaizen an.

(Thomas Thürck, Mai 2021)

BÜRO Kaizen (Auszug aus dem Internet)

2020 haben meine Kollegen Marcel Miller, Patrick Kurz und ich mit unserem Beraterteam in der Phase des ersten Lockdowns ein Buch geschrieben. Wir haben gespürt, dass die Menschen Hilfe brauchen bei Fragen der Kommunikation im Team, der gemeinsamen Ablage und der Projektsteuerung dezentral arbeitender Teams. Antworten, wie das mit Microsoft 365 gelingen kann, finden Sie in unserem Buch.
 Hier können Sie es als Hörbuch kostenlos herunterladen.

Speziell für Unternehmer und Führungskräfte habe ich die nachfolgende, zugegeben sehr ausführliche, E-Mail verfasst. Bitte entschuldigen Sie die Länge, aber jeder redet über die Chancen durch Microsoft 365. Über die Risiken – die sich mit überschaubarem Aufwand vermeiden lassen – wird zu wenig geredet. Wenn Microsoft Teams, SharePoint & Co. Ihre Themen sind, dann hoffe ich, dass Ihnen meine Anregungen helfen.

Microsoft 365 bietet Ihnen unglaubliche Möglichkeiten die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Doch Vorsicht! Es gibt aber auch Fehler. Wenn Sie die begehen, dann wird Microsoft 365 zur Kostenfalle.

Der erste Fehler ist die unstrukturierte Dateiablage 
Bisher lagen die Daten im Unternehmen, oft abteilungsweise abgelegt aber auf einem zentralen Fileserver. Dort waren sie gefühlt so sicher wie in Fort Knox. Schon hier waren die Suchzeiten 13 % der Arbeitszeit. Das sind 28 Arbeitstage  – pro Mitarbeiter – pro Jahr!

In Microsoft 365 liegen die Dateien in SharePoint. Die dezentrale Speicherung in der Cloud hat viele Vorteile, aber es gibt auch Risiken:

Die Teammitglieder arbeiten auf ihrer Insel. Dort wird kommuniziert und Knowhow entsteht. Dieses Knowhow wird dezentral im Team gespeichert. Dadurch besteht die Gefahr, dass andere Teams davon nichts mitbekommen. Aber selbst innerhalb der Teams ist nicht sichergestellt, dass Knowhow allen zur Verfügung steht, wenn Teammitglieder Dateien unstrukturiert in ihrem Team abspeichern.

Zusammengefasst: Sie dürfen Microsoft Teams nicht ohne Struktur bei der Dateiablage einführen, sonst hat das Doppelablagen, Rückfragen und enorme Suchzeiten zur Folge. Dann werden aus 13 % verlorenen Suchzeiten rasch 20 oder sogar 30 %. Wahrscheinlich geben die Mitarbeiter eher gestresst und frustriert auf und fangen wieder bei 0 an. Das heißt, sie erstellen lieber Dateien neu, als nach bestehenden zu suchen. 

Der zweite Fehler ist ineffiziente Kommunikation  
Mitarbeiter verbringen heute schon 1 Tag pro Woche mit der Bearbeitung von E-Mails. Das allein ist nicht tragisch, sondern zeigt nur, dass Kommunikation ein wichtiges und zeitintensives Thema ist. Aber: 30 % der E-Mails werden von den Mitarbeitern als völlig sinnlos betrachtet. Das sind 15 Tage pro Mitarbeiter und das pro Jahr.

In der „neuen“ Welt kommen weitere Kanäle dazu (Chat, Erwähnungen, WhatsApp, …). Auf die Frage, wie viele Kommunikationswerkzeuge er im Einsatz hat, antwortete der Abteilungsleiter eines mittelständischen Unternehmens nach gedanklichem Durchzählen: „Neun“! 9 Kommunikationswerkzeuge! Wie ist es bei Ihnen? Weniger? Hoffentlich!

Ach ja, ich habe 2 vergessen, die Sie auch kennen: Unterbrechungen nach dem Motto: Hast du mal eine Minute … und Meetings. Mitarbeiter verbringen pro Woche einen kompletten Tag in Meetings. Zum Thema Ergebnisse von Meetings komme ich gleich noch. Fakt ist aber erst einmal, dass die Kommunikation einen Großteil unserer Zeit beansprucht!

Zusammengefasst: Der Kommunikationsaufwand steigt signifikant, wenn Teams dezentral arbeiten und weitere Kommunikationskanäle dazukommen.  

Übrigens: Zu feiern, dass es weniger E-Mails gibt, wenn man mit Microsoft Teams arbeitet ist ein Fehler. Das ist, wie wenn man einen zweiten Briefkasten aufhängt und die Post auf beide Briefkästen verteilt. Die Post bleibt gleich viel. Nur muss Ihr Mitarbeiter jetzt an zwei Stellen suchen.

Der dritte Fehler ist schlechtes Projektmanagement 
In über 90 % der Projekte werden Termine und Kosten nicht eingehalten. Wie ist das bei Ihnen?

Wenn Mitarbeiter dezentral arbeiten, wird das nicht einfacher. Viel Zeit geht für die Steuerung der Projekte verloren. Ich hatte es vorher bereits kurz erwähnt:
Mitarbeiter verbringen einen kompletten Tag pro Woche in Meetings bzw. Videokonferenzen. Das kostet enorm viel Zeit.

Warum gibt es eigentlich so viele Meetings? 
Weil die Ziele und Aufgaben unklar sind und die besprochenen Punkte
nicht erledigt werden. Wussten Sie, dass 40 % der beschlossenen und besprochenen To-dos aus Besprechungen nicht umgesetzt werden? 2 von 5 Aufgaben bleiben also liegen.

Was tut man dann? Na gut, dann gibt es halt eine neue Besprechung. Da fällt mir das Zitat von Albert Einstein ein:

„Die Definition von Wahnsinn ist immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten.“

Zusammengefasst: Nur wenn Mitarbeiter die Projektziele kennen, wissen, was ihr Beitrag ist, Zugriff auf die benötigten Informationen und Daten haben, die Termine kennen und wissen, was sie wann erledigen müssen, dann kann man sie bzw. ihr Team sehr selbständig arbeiten lassen. So würde man die 
perfekte Aufgabensteuerung beschreiben? 

Diese Form der Selbständigkeit bringt Vorteile für das Unternehmen, die Führungskräfte und die Mitarbeiter, weil Dinge schneller und kostengünstiger laufen und – was mir auch sehr wichtig ist – viel stressfreier.

Fragen vor der Einführung von Microsoft 365 und Microsoft Teams 
Es gibt einige Fragen, die Sie sich bei der Einführung von Microsoft 365 und Microsoft Teams stellen und beantworten sollten.

Viele Unternehmer neigen dazu „einfach mal loszulegen“ und „zu machen“. Ganz ehrlich: Ich verstehe das. Ich liebe das. Ich ticke oft genauso. Ich hoffe aber, dass ich Ihnen aufzeigen konnte, dass „einfach mal loslegen“ bei der Arbeit mit Microsoft 365 und Microsoft Teams teure Probleme erzeugen kann.

Wenn Sie es richtig angehen, dann bietet Ihnen die Arbeit mit Microsoft 365 ein enormes Potential schneller, kostengünstiger und entspannter zu arbeiten.

Wenn Sie diese Punkte richtig angehen, dann spart das allein mindestens 10 % Arbeitszeit. Und die Durchlaufzeiten werden dramatisch kürzer. Das heißt, dass Sie mit der gleichen Mannschaft 10 % mehr Umsatz machen könnten. Das heißt nicht, dass Sie 10 % der Belegschaft abbauen sollen. Fragen Sie sich stattdessen mal, was das für die Fähigkeit bedeutet, Innovation zu betreiben, neue Projekte zu starten und vor allem auch für Ihre Projektgeschwindigkeit.

Und denken Sie bei all den Zahlen an den unnötigen Stress, der damit für Sie und Ihr Team entfällt.

Erinnern Sie sich noch, als Sie das letzte Mal frustriert in einem Meeting saßen, weil die Dinge nicht vorangingen. Oder die Cc E-Mails, die kein Mensch braucht…

Diese Ausgangssituationen erleben wir in Beratungsprojekten regelmäßig:  
Strategische Überlegungen werden außen vor gelassen. Die Konsequenzen
sind aufwendige Nacharbeit und noch schlimmer: frustrierte Mitarbeiter.

Unsere Empfehlung für die Einführung von Microsoft 365 und Teams: 
Führen Sie Microsoft Teams in 2 Phasen ein. Und schulen Sie Ihre Mitarbeiter parallel dazu

1. Erarbeitung von Strukturen und Definition von Spielregeln
2. Rollout: Team für Team